Egy szoftverrobot nem fizikai entitás, mint például egy fizikai robot, hanem inkább egy virtuális, programozott folyamat, amely automatikusan hajt végre különböző feladatokat az informatikai rendszerekben. Ezért a szoftverrobotok kinézete nem látható a hagyományos értelemben de a rábízott feladatok végrehajtását ugyan úgy végzi mintha egy ember ülne egy számítógép előtt. Ha belenézünk abba a virtuális gépbe ahol dolgozik akkor azt fogjuk látni, hogy ugyan úgy kattintgat és csinálja a feladatot mint egy valós ember, annyi különbséggel, hogy sokkal gyorsabban és hibamentesen.

A költségmegtakarítás számos tényezőtől függ, és a konkrét megtakarítási összeg változó lehet vállalatról vállalatra. Azokban az esetekben, ahol a munkaerőköltségek magasak, a szoftverrobotok alkalmazása jelentős megtakarítást eredményezhet, különösen olyan feladatokban, ahol az emberi erőforrások nagy részét manuális és ismétlődő munka teszi ki. Ha költségmegtakarításról beszélünk akkor fontos tényező az is, hogy az automatizáció segít csökkenteni az emberi hibákat, amelyek gyakran jelentős költségekkel járhatnak, például a hibás tranzakciók, adatvesztés vagy rosszul kezelt ügyféladatok miatt.

Jelentős költségmegtakarítást érhet el a vállalat pl, egy rendszermigrációnál. Számos esetben egy új rendszer bevezetésénél a migrációhoz komoly fejlesztés szükséges amit egy szoftverrobot sokkal olcsóbban és gyorsabban megtud oldani.

Fontos megjegyezni, hogy az RPA bevezetése inicializál egyfajta költséget is, beleértve a szoftverlicenc költségeit, a szükséges infrastruktúrát. Azonban hosszú távon, a hatékonyságnövelés és költségmegtakarítás révén, az RPA befektetése jelentős megtérülést hozhat.

Ez mindig attól függ, hogy mennyire bonyolult az automatizálandó folyamat. Volt rá példa, hogy 3 nap alatt elkészült de volt olyan is, hogy 2 hónapig tartott a fejlesztés természetesen ebben benne van a folyamatfelmérés, konzultációk, tesztelés, hibajavítás.

A működéséhez speciális RPA szoftverre van szükség. Ez a szoftver lehetővé teszi a feladatok automatizálását, a folyamatok programozását és a robotok vezérlését. A szoftverrobotoknak megfelelő számú számítógépre, szerverre vagy felhőinfrastruktúrára van szükségük a működéshez. Az infrastruktúra biztosítja a megfelelő erőforrásokat és a szükséges kapacitást. Ma már a legtöbb esetben egy egyszerű virtuális gépen fut de ezen kívül szükséges még a teszteléshez és fejlesztéshez is külön dedikált PC ami szintén lehet fizikai vagy virtuális.

A robotoknak hozzáférésre van szükségük azokhoz az adatokhoz, amelyeken dolgoznak ugyan úgy mint egy valós embernek jogosultságok kell adni. Ez magában foglalhatja az adatbázisokhoz, alkalmazásokhoz vagy más forrásokhoz való hozzáférést, beleértve az API-kat is.

A szoftverrobotok bevezetésének költségei változóak és számos tényezőtől függenek, így egyetlen ár sem alkalmazható minden helyzetre. Az RPA szoftverek licencdíjai általában felhasználónként vagy robotonként kerülnek számlázásra, általában éves költségük nem több mint egy adminisztrációval foglalkozó munkatársa éves bérköltsége sőt sok esetben olcsóbb is. Azt pedig ne feledjük el, hogy egy robot az év 365 napján 24 órában tud dolgozni hibamentesen és soha nem megy el szabadságra.